При принятии управленческих решений и выполнении процессов организации необходимо оперировать огромным количеством данных. И оперировать ими необходимо достаточно быстро в современном мире. Это помогают решать компьютеры со специализированным программным обеспечением, которые автоматизируют полностью процесс или часть операций процесса.
При всех мифах о возможностях и решаемых задачах компьютерами, автоматизация работы нужна всего лишь для:
Сокращение времени выполнения процесса
Сокращение ошибок при выполнении процесса
Следует помнить, что первичен сам процесс, а компьютер лишь обслуживает наш процесс.
В конечном итоге автоматизация бизнес-процессов преследует следующие стратегические цели компании:
• Повышение производительности работы персонала занятого в бизнес-процессах
• Сокращение издержек
• Повышение инвестиционной привлекательности/стоимости компании
Автоматизация работы и использование информационных технологий позволяют не только улучшить текущие процессы, но и представляют новые возможности для улучшения работы организации. Вы можете получать такую информацию, о которой раньше даже не думали в силу большой трудоемкости ее получения.
Автоматизация, за исключением простейших случаев, требует комплексного, системного подхода к решению задачи, поэтому решения стоящих перед автоматизацией задач обычно называются системами. И очень часто тяжело понять, что именно необходимо от системы.
Нужно:
понять какие процессы есть в вашей организации;
знать цели организации и пути их достижения;
понять какие процессы нуждаются в автоматизации, а какие нет согласно приоритетам развития;
поставить четкие задачи, что именно необходимо автоматизировать, и что это даст организации.
Но тяжело понять что надо, пока сам не «поваришься» во всей этой теме. Где-то в форумах было высказано мнение, что «Если Word и Excel не позволяют в какой-то степени решать ваши задачи, то никакая другая программа Вам не поможет».
Это не значит, что все задачи должны решаться этими продуктами. Это значит, что, не имея опыта в автоматизации своих процессов, рекомендуется попробовать сделать ее доступными и распространенными инструментами. В процессе работы возникнет много вопросов и ответов, появится понимание, что в конечном итоге Вам необходимо.
Автоматизировать работу можно как используя, уже готовые программные продукты; продукты, написанные с нуля; платформы для построения на их базе нужного функционала.
Практический опыт показывает, что для описания детального процесса, состоящего из 8-12 функций, квалифицированному аналитику требуется 1,5-2 рабочих дня. Это минимальное время. На практике реальное время работы следует увеличить на коэффициент 3. Дело в том, что при работе в подразделениях постоянно происходит сдвиг сроков.
