О первых версиях Business Studio можно было сказать, что он являлся отличным "кульманом и карандашом для проектирования системы управления". Сейчас Business Studio так же помогает проводить анализ созданной системы управления.
С помощь Business Studio разрабатывается бизнес-модель работы организации любой комплексности и любой детализации: от стратегических целей компании и показателей до бизнес-процессов и оргструктуры.
На основе спроектированной модели работы Business Studio генерирует регламентные документы (Регламент процесса, Должностная инструкция, Положение о подразделении) в удобном виде и доводить их до исполнителей. Кроме того, упрощает внедрение в деятельность организации различных информационных систем и требований различных стандартов (например, ISO 9001).
Стратегия компании
В рамках формализации стратегии Business Studio позволяет:
Создавать дерево целей компании.
Разрабатывать карту стратегических целей согласно Сбалансированной системе показателей (ССП, BSC – Balanced Scorecard). Конкретные перспективы задаются пользователем.
Разрабатывать карту стратегических целей с отображение на ней показателей и степени достижения целей.
Каждая цель и показатель характеризуется различным набором характеристик, которых достаточно для детального описания планов стратегического развития компании.
Цели и показатели являются частью всей бизнес-модели: закрепляется ответственность за достижение ключевых показателей (целей).
Business Studio так же позволяет отслеживать степень достижения заданных показателей: фиксация плановых значений в необходимых периодах, установление допустимых отклонений, сбор фактических значений.
Business Studio позволяет создавать как комплексную модель бизнес-процессов, так и проводить фрагментарное описание деятельности. Для графических схем выполнения бизнес-процессов используется 5 нотаций: IDEF0, Процедура, Процесс, EPC и BPMN.
Имитация выполнения и
функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов
Имитируя выполнение бизнес-процессов возможно оценивать их время выполнения и стоимость выполнения. Данная информация может быть очень полезна при оптимизации бизнес-процессов.
Применение имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА) возможно как для уже выполняющихся бизнес-процессов, так и для вновь проектируемых.
Передача схем процессов в BPM-системы, интеграция с Directum
Business Studio позволяет экспортировать данные о бизнес-процессах в формат XPDL, который предназначен для описания определений и реализаций процессов. Далее эти данные могут быть «подхвачены» BPM-системами, которые помогают пользователям в оперативной деятельности. Например, возможно обмениваться данными с системой управления информационными ресурсами предприятия Directum.
Контроллинг бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем
Business Studio позволяет импортировать данные о реальном выполнении бизнес-процессов. Такая информация может определить отклонения при выполнении бизнес-процессов, а так же предоставить статистические данные для проведения ФСА.
Построение модели бизнес-процессов невозможно без организационной структуры предприятия. Business Studio позволяет описать оргструктуру (подразделения, должности) с указанием как прямого, так и функционального подчинения между субъектами предприятия.
Возможно описание ролей в организации с четким закреплением конкретной должности или подразделения, которые к ней относятся.
Должности, подразделения и роли являются участниками при описании бизнес-процессов.
Разработка ТехЗаданий и
внедрение информационных систем
При постановке задачи на автоматизацию бизнес-процессов или выбора той или иной информационной системы, необходимо четко понимать: какой бизнес-процесс будет поддерживаться ИТ-системой, какие данные этот процесс получает, какие данные создает на выходе, кто является ответственным за выполнение операции.
На основе созданной бизнес-модели Business Studio позволяет закрепить за процессами конкретные модули или функции бизнес-процессов, использование баз данных. Как результат – получение технического задания (ТЗ) на автоматизацию.
Business Studio позволяет определять показатели для бизнес-процессов и стратегических целей компании. Помимо этого возможно задавать плановые и фиксировать фактические значения показателей по заданным периодам показателя с учетом допустимых отклонений.
«Попадание» показателя в цель отображается в удобном графическом виде на индикаторных линейках, динамика изменений показателей может быть представлена в виде гистограммы.
Собирать значения показателей можно в Business Studio Portal, самом продукте, через формы MS Excel, импортировать из других систем или собирать через отдельный модуль Business Studio Cockpit.
Внедрение и поддержка систем на основе требований стандартов
Business Studio помогает в разработке, поддержании, развитии и сертификации различных подсистем управлениях на основе различных международных и отраслевых стандартов. Например, система бизнес-моделирования в значительной степени поможет предприятию в системе менеджмента качества согласно ISO 9001.
Business Studio позволяет определять взаимосвязь бизнес-процессов с каждым требованием конкретного стандарта, фиксировать отклонения от требований, вести учет аудитов по проверке выполнения требований стандартов.
Но основе комплексной модели возможно получение широкого круга необходимых отчетных документов, которые требует внедряемый стандарт. Например, автоматически формируется Руководство по качеству.
Business Studio так же помогает в построении системы бюджетирования. Базируясь на данных бизнес-модели: организационной структуре и системе бизнес-процессов, создается:
Финансовая структура
Бюджетная структура (БДР, БДДС, ББЛ, сводные бюджеты, функциональные бюджеты)
Далее система генерирует необходимые регламенты:
Положение о финансовой структуре
Положение о бюджетной структуре
Так же как и другие процессы организации, бизнес-процессы по бюджетному планированию и контролю могут быть описаны отдельными процедурами и на их основе сформированы необходимые регламенты.
Business Studio позволяет вести совместную работу над бизнес-моделью. При этом поддерживается разграничение прав доступа как на уровне всего справочника, так и на уровне отдельных объектов.
Чтобы сосредоточиться на своей работе, пользователь может скрыть все ненужные характеристики.
В случае, если характеристик бизнес-процессов и других объектов бизнес-модели не хватает, то возможно добавить свои. Причем добавлять можно как к уже существующим справочникам, так можно и создавать полностью свои справочники и необходимые наборы связей. Это делается с помощью редактора метаданных MetaEdit.
Помимо решения задач, вложенными в продукт разработчиками, возможно расширение решение таких задач. Это можно делать как самостоятельно пользователям, так и подключать необходимые изменения, выполненные третьей стороной.
Степень участия Business Studio в этапах проектирования и развития системы управления схематически отображено ниже.
Проектирование
На этапе проектирования происходит построение модели работы с возможностью проверка модели на оптимальность, определение основных требований к другим подсистемам организации. Решения задач данного этапа реализовано в Business Studio следующими возможностями:
Формализация стратегии
Создание системы целей и показатель, использование методики сбалансированной системы показателей. Подробней...
Проектирование бизнес-процессов
Создание бизнес-модели комплексной или фрагментарной. Используется 4 вида нотации. Подробней...
Проектирование организационной структуры
Создание организационной структуры с непосредственным и функциональным подчинением. Подробней...
Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ (ФСА)
Моделирование выполнения бизнес-процессов для понимания их оптимальности. Подробней...
Разработка технических заданий на внедрение информационных систем
Технические задания содержат информацию о деталях выполнения бизнес-процессов. Является необходимым условием эффективного внедрения информационных систем. Подробней...
Внедрение
Все наши цели и знания о том, как необходимо выполнять бизнес-процессы в компании, какими являются организационные структуры, следует довести до ведома исполнителей. И все задуманное необходимо воплотить в реальной повседневной работе.
Формирование регламентирующей документации
Автоматическое создание готовых к работе регламентных документов с любой структурой и необходимым оформлением: Регламент процесса, Должностная инструкция, Положение о подразделение, Руководство по качеству и т.д. Подробней...
Доведение документации до сотрудников
Сформированные регламенты можно получать в формате Word, Excel и в виде портала регламентов - Business Studio Portal и HTML-публикация.
Передача схем бизнес-процессов в BPM-системы
Сформированные бизнес-процессы экспортируются в XPDL для последующей настройки BPM -системами. Интеграция с ECM-cистемой DIRECTUM. Подробней...
Контроль
То, что было выполнено следует контролировать, чтобы получить обратную связь и потом сделать выводы. Т.е. стоит задача в сборе данных о выполнении работы.
Контроль показателей
Фиксация плановых значений показателей, а так же сбор их фактических значений. Подробней...
Контроллинг процессов на основе данных ИТ-систем
Импорт в Business Studio статистических данных о ходе выполнения процессов из других систем. Подробней...
Анализ
На основе полученных данных о реальном выполнении процессов следует сделать анализ для принятия управленческих решений: что следует изменить (или оставить без изменения) в работе к компании.
Анализ показателей
Гистограммы изменения плана и факта значений показателей по периодам.
Анализ несоответствий и их последствий
Анализ причин возникновения несоответствия и последствий с использованием диаграммы Исикава. Подробней...
Место Business Studio в IT организации
Уровень проектирования системы управления
На этом уровне идет определение «правил игры» в компании: как выполняется работа, как происходит взаимодействие между сотрудниками, какие документы и куда передаются, какие ресурсы используются. На этом уровне Business Studio полностью решает задачи организационного проектирования.
Уровень автоматизации бизнес-процессов
На этом уровне идет непосредственная оперативная работа компании с использованием различных информационных систем: электронный документооборот, управление взаимодействиям, CRM-системы, ERP-системы и т.д. На этом уровне Business Studio так же может быть полезной, но уже не может в полной мере удовлетворить все задачи этого уровня. Функциональные возможности Business Studio уровня автоматизации бизнес-процессов:
доведение «правил игры» до исполнителей (Business Studio Portal, HTML-публикация);
сбор и анализ значений показателей (Business Studio Portal);
сбор сообщений о несоответствиях;
учет и планирование аудитов;
учет корректирующих и предупреждающих действий.
Business Studio может взаимодействовать с другими информационными системами:
обмениваться схемами бизнес-процессов в формате XPDL1;
формировать технические задания на автоматизацию;
импортировать значения показателей и данных о выполнении процессов;
обмениваться данными с другими системами в режиме онлайн через OLE2.
1 XPDL (XML Process Definition Language) − это язык, предназначенный для описания определений и реализаций процессов. Является международным стандартом.
2OLE (Object Linking and Embedding) – технология связи и интеграции объектов различных типов данных и различных систем, разработанная компанией Microsoft.
Для кого Business Studio?
Для руководителя организации
Business Studio для управленца является таким же важным инструментом, как сейчас САПР для инженеров (ранее они использовали кульман и карандаш).
Business Studio позволяет создать полную или частичную модель деятельность предприятия и получить необходимый набор «чертежей» технологии работы предприятия и далее поддерживать их в актуальном состоянии: Стратегическая карта, Регламенты процессов, Должностная инструкция, Положение о подразделении, другие регламенты, которые будут необходимы.
Система бизнес-моделирования позволяет сосредоточиться на задачах управления:
Проектирование и изменение бизнес-процессов компании, в том числе с проведением оптимизации их по времени и стоимости.
Распределение обязанностей и полномочий между сотрудниками.
Проектирование организационной структуры.
Поддержание в актуальном состоянии регламентных документов, что является необходимым условием эффективного системного управления.
Отслеживание значений показателей деятельности.
Для службы качества, специалиста по качеству
Система менеджмента качества является базой для построения системы управления компании. Business Studio помогает организовать работу не только сотрудников организации:
фиксация целей и показателей,
регламентация бизнес-процессов и распределение ответственности между сотрудниками,
поддержание документов в актуальном состоянии,
но так же помогает в реализации задач, которые являются специфическими для служб качества:
фиксация целей и политики в области качества;
формирование пакета документов для сертификации, например Руководства по качеству;
планирование и учет аудитов;
проведение анализа несоответствий;
учет мероприятий корректирующих и предупреждающих действий.
Business Studio будет полезно как для построения и поддержания системы менеджмента качества согласно ISO 9001, так и других международных и отраслевых стандартов (HACCP, GDP, …).
Для ИТ-специалиста, ИТ-отдела
Для IT-специалистов Business Studio будет полезной потому, что:
1. Business Studio помогает сформировать техническое задание на создание и внедрение информационной системы. ТЗ может включать в себя:
Список автоматизируемых бизнес-процессов и описание их выполнения.
Список планируемой функциональности информационной системы.
Список будущих пользователей.
Список документов процессов и других информационных объектов.
2. Business Studio поможет сформировать руководства пользователя или включить описание работы с системой в регламенты бизнес-процессов или должностную инструкцию.
3. Business Studio поможет поддерживать информационную систему: имеется четкая картина использования функциональности ИС, что является полезным при планировании изменений информационной системы.
Для банков: отделы методологии и ИТ-службы
Банки в силу специфики своей работы значительно выделяются от других коммерческих организаций. С одной стороны нужен очень серьезный подход к учету, контролю и безопасности, с другой – активно изменяющиеся рыночные условия и большая конкуренция.
Отделы методологии, которые описывают, систематизируют и помогают оптимизировать внутренние бизнес-процессы банка, могу получить выгоду от Business Studio: сокращение времени и усилий на поддержание актуальности регламентных документов, перевод фокуса внимания на сами бизнес-процессы и сокращение времени на работу по оформлению самих документов, улучшает наглядность регламентных документов для конечных исполнителей.
ИТ-службы некоторых банков не только сопровождают программное обеспечение, но так же сами его разрабатывают, т.е. по сути, являются небольшими внутренним софверными компаниями. Для решения задач ИТ служб Business Studio так же будет полезным.
