Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для формирования стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понимаемой форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.
увеличить Пример стратегической карты в Business Studio
Business Studio позволяет провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужного его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранным периоду измерения. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio автоматически рассылает сотрудникам отчеты по e-mail, которые они должны заполнить в Microsoft Excel, и загружает их в свою базу данных. Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:
сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word;
просмотреть на корпоративном сайте компании, который Business Studio формирует автоматически.
Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain).
Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процесс и Процедура - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.
Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителя процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров.
После описания модели бизнес-процессов "как есть" или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднего значения, а всего диапазона значений и частоты их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.
Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей эффективности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или завести новые.
Пример организационной диаграммы, вывденной в MS Visio
Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов. Система позволяет сформировать организационную структуру компании, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму в Microsoft Visio. Результатом формирования организационной структуры являются документы Положения о подразделении, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности. А также Должностные инструкции специалистов компании.
Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности для формирования штатного расписания. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму организационной структуры, а также в Положение о подразделении.
4. Формирование и распространение регламентирующей документации
По созданной бизнес-модели Business Studio автоматически формирует все основные регламентирующие документы организации: регламенты бизнес-процессов и процедур, должностные инструкции, положения о подразделениях.
Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:
Пакет документов в формате Microsoft Word - для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия (примеры документов).
HTML-навигатор - это HTML-версия пакета регламентирующих документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-навигатор позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.
Business Studio позволяет внедрить систему качества, удовлетворяющей основным требования ISO 9001:2000:
Требования ИСО 9001:2000
Реализация с помощью Business Studio
Цели в области качества должны быть установлены и быть измеримыми
Формирование дерева целей и показателей их достижения. Привязка показателей к бизнес-процессам и сотрудникам. Сбор значений показателей, формирование отчетов по достижению целей. Аудиты – планирование, проведение, аналитика. Инструменты анализа – контрольные карты, диаграмма Исикавы.
Внедрение процессного подхода
Создание модели бизнес-процессов и процедур для описания деятельности компании. Автоматическое формирование Регламентов процессов и Регламентов процедур.
Осведомление сотрудников организации об их зонах ответственности
Формирование Должностных инструкций и Положений о подразделениях. Распространение документов:
Разграничение прав доступа пользователей к справочникам системы, к показателям KPI.
Обеспечение совместной работы над одной бизнес-моделью команды специалистов в рамках одной сети или в режиме off-line.
Cockpit. Отдельный дополнительный модуль. Позволяет (в том числе без установки полной версии Business Studio) производить ввод информации.
Более полно ознакомиться с возможностями Business Studio, посмотреть примеры регламентирующих документов и отчетов, можно рассмотрев демо-версию продукта.
