Любой стандарт – это перечень требований, которые необходимо выполнять. Выполнение требований во многих случаях означает, что организация должна выполнять определенные действия на регулярной основе, т.е. должны выполняться определенные бизнес-процессы, за выполнение которых отвечают владельцы этих бизнес-процессов.
Если требование стандарта должно реализовываться не через регулярные действия, а в виде какой-то характеристики продукта (например, требования на оформление документации), то за выполнение требования назначается ответственный сотрудник.
Business Studio в бизнес-модели позволяет зафиксировать с помощью каких бизнес-процессов реализуется требование стандарта и кто конкретно отвечает за это.
Для конкретики примеры будут приводиться с использованием стандарта ISO 9001:2008, но они так же могут быть отнесены к любому другому стандарту внешнему (ISO/IES 27001:2005, ISO/IES 27002:2005, HACCP, GDP, и т.д.) или внутреннему стандарту предприятия.
Стандарты
Business Studio повторяет структуру стандарта в виде дерева. Текст пунктов стандарта располагается в элементах этого дерева. Кроме того можно указывать не только текст самого стандарта, но давать комментарии и расширенное описание требования стандарта.
Далее, каждый пункт стандарта можно будет связать с бизнес-процессом или конкретной должностью, ответственной за выполнение требования.
Количество стандартов не ограничивается, т.е. одна бизнес-модель может быть использована для построения систем разных стандартов.
Цели и показатели
Цели в области качества (или любой другой области) являются частью всех стратегических целей компании. Работа с ними ведется так же, как и с другими целями. Каждая цель имеет показатели ее достижения. За каждым показателем устанавливаются контролирующие лица и лицо, ответственное за ввод фактических значений показателя.
Показатели так же характеризуют бизнес-процессы, модель которых Business Studio позволяет создать. По умолчанию, показатели условно разделены на типы:
выход (соответствие выходов бизнес-процесса требованиям),
функционирование (оценка соответствия бизнес-процесса требованиям в ходе его выполнения и управления бизнес-процесса),
результативность (степень достижения запланированных результатов),
эффективность (связь между достигнутыми результатами и использованными ресурсами).
Business Studio позволяет фиксировать измерения показателя и на этой основе создавать следующие контрольные карты:
Х¯-R – карта (карта среднего и размаха);
Х¯-S – карта (карта среднего и среднеквадратического отклонения);
np -карта (карта числа несоответствующих единиц);
p-карта (карта долей несоответствующих единиц);
c-карта (карта числа несоответствий);
U-карта (карта числа несоответствий на единицу продукции).
Business Studio позволяет создавать любые бизнес-процессы (основные, процессы управления, вспомогательные) , при этом используются нотации: IDEF0, Процедура, EPC и Процесс. За каждым бизнес-процессом закрепляется владелец, конкретный исполнитель или участвующие должности и подразделения.
В Business Studio приводится пример 6 обязательных процедур, которые необходимы по стандарту ISO 9001:
При разработке бизнес-модели могут предъявляться различные требования к выходам бизнес-процессов. Business Studio позволяет вести справочник этих требований, а так же закреплять их за конкретными выходами.По умолчанию, требования процессов условно могут быть разделены на категории:
безопасность,
законодательство,
качество,
количество,
своевременность,
цена,
эффективность.
Управление документами
У каждого документа есть определенный набор параметров, который позволяет в управлении документов:
номер документа;
когда был введен в действия и на основании чего это было сделано;
кто конкретно является разработчиком документа, ответственным за хранение контрольного экземпляра, ответственным за пересмотр документа;
когда необходимо пересматривать документ.
За каждым документом можно закрепить непосредственно файл документа, файл с формой документа или указать ссылку на расположение этого файла.
Аудиты
Для уверенности в том, что организация работает так, как это предписывают внутренние регламенты, проводятся аудиты. Business Studio позволяет планировать аудиты и фиксировать результаты их проведения.
По умолчанию предусмотрены отчеты, которые могут быть всем заинтересованным лицам:
Программа аудита
Отчет о результатах аудита
График проведения аудитов
Несоответствия
Business Studio позволяет вести учет всех найденных несоответствий: установить ответственного за исправление несоответствия, текущее состояние несоответствия.
Несоответствия могут быть получены как в ходе аудитов, так и в ходе каждодневной работе. На основе таких сообщений могут быть зафиксированы необходимые оперативные мероприятия для изменения.
Отдельный модуль Business Studio Сockpit позволяет сотрудникам, не участвующим в бизнес-моделировании, направлять сообщения о выявленных несоответствиях. Этот же модуль, так же моет быть использован для внесения факта и контроля показателей.
Анализ несоответствий
Анализ несоответствия может быть проведен с использованием методики FMEA-анализа с применением диаграммы Исикавы.
FMEA – Failure Mode and Effects Analysis. Методология анализа несоответствий, их последствий и причин возникновения, разработанная для военной промышленности США в 1949 г. В настоящее время продолжает использоваться. Крупнейшие автопроизводители США используют эту методику с 70х годов прошлого века.
Диаграмма Исикава (называют так же "рыбий скелет") помогает в поиске причин возникновения несоответствия. При анализе подразумевается, что причины возникновения проблемы могут быть одной из "5М":
Man (Человек) – причины, связанные с человеческим фактором.
Machines (Машины, оборудование) – причины, связанные с оборудованием.
Materials (Материалы) – причины, связанные с материалами.
Methods (Методы) – причины, связанные с технологией работы, с организацией процессов.
Measurements (Измерения) – причины, связанные с методами измерения.
Разработка системы согласно любого стандарта, в том числе и ISO 9001, подразумевает так же разработку определенных документов. Business Studio помогает в разработке пакета таких документов на основе требований стандарта, данных о целях, показателях, бизнес-процессах и т.д.
По умолчанию в Business Studio представлен следующий пакет документов:
Руководство по качеству
Цели в области качества и показатели их достижения
Матрица ответственности за выполнение требований стандарта (MS Excel)
Требования стандарта и ответственные за их выполнение (MS Word)
Фиксируется каждое требование стандарта (ISO 9001, HACCP, GDP или любого другого). Требования связываются с процессами, которые их реализуют; с должность, котороая отвечает за реализацию требования.
Пакет документов. Business Studio помогает формировать необходимый пакет документов, включая Руководство по качеству, Цели в области качества и т.д.
Аудиты. Ведется планирование проведения аудитов и результаты их проведения.
Несоответствия. Ведется учет несоответствий.
Сообщения о несоответствиях. Ведется учет сообщений.
Внутренний аудитор. Данные о том, кто является внутренним аудитором фиксируются в данных физических лиц. Там же - какие обучения были пройдены физическим лицом.
Требования. Ведется учет требований к документам, системам, инструментам и т.д.
Требования фиксируются в процессах за объектами. Документу, ТМЦ и другим объектам могут быть зафиксированы необходимые требования.
Управление документами. Каждый документ имеет необходимые параметры, которые нужны для его управления.
Исикава и FMEA-анализ.
Исикава: свойства причин.
Исикава: свойства последствий.
Параметры диаграммы Исикава.
Цели в области качества (выделены зеленым) и их связь с другими целями бизнеса.
Исикава: связь причин.
Матрица ответственности. Отчет в Business Studio, построенный в MS Excel.
Построение СМК
Внимание! Ролик записан с использование предыдущей версии Business Studio 3.6. Суть от этого не меняется.
