Описание бизнес-процессов необходимо для фиксации последовательности действий для осуществления конечного результата. Это помогает всем ясно представлять что и как необходимо делать, это позволяет всем разговаривать на одном языке и поддерживать идентичность выполнения операций вне зависимости от того, как этот бизнес-процесс будет понимать новый сотрудник.
Именно зафиксированные процессы на листе бумаге или другом носителе являются фундаментом для задач: управление организацией, мотивация сотрудников, автоматизация деятельности организации, расчет экономических показателей процесса и организации.
Нет. Не существует идеальных бизнес-процессов. Каждый бизнес-процесс описывается для каждой конкретной организации. Следует говорить не о правильности процесса, а об оптимальности бизнес-процесса, когда организация достигает необходимого результата, затрачивая при этом минимум своих ресурсов (денежных средств, времени своих сотрудников и др.).
Задача оптимизации бизнес-процессов и есть часть работы управленцев. При чем эта работа должно выполняться систематически (постоянно, регулярно). Внешняя организация может лишь помочь в ознакомлении с методами оптимизации и подходами. Описанные бизнес-процессы - это как чертеж того здания, которое называется "организация". Без формального описания деятельности тяжело (невозможно) решать задачи управления на должном уровне.
Для оптимизации бизнес-процессов необходимо использовать здравый смысл и имеющиеся подходы и решения, например, ФСА, 7 инструментов качества.
Это необходимо, но не достаточно. Описание процессов (описание того, что и как делается в организации) и другой регламентной документации - необходимый шаг к тому, чтобы строить систему управления организации, а не управлять ее в ручном режиме одним человеком. Все описанные регламенты бизнес-процессов в организации должны выполняться. И ответственный за это – первое лицо организации. Если он не будет соблюдать написанные правила (законы) жизни организации и не будет требовать этого от других – то документы будут сами по себе, а организация сама по себе.
Критерий правильности документа, регламентирующего любую деятельность: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Если новый сотрудник, имеющий начальную профессиональную подготовку, после прочтения документа способен выполнять данную деятельность, значит, и документ, и соответствуют предъявленным требованиям. Если же нет, то он одного из них нужно отказаться: или от сотрудника, или от документа.
Источник: Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. Репин В.В., Елиферов В.Г. - 4-е изд. - М.: РИА "Стандарты и качество", 2006 - 408 с., стр. 315.
У нас в организации возникла такая ситуация: необходимо убрать процесс СМК (Управление персоналом). Мы с руководством решили, что целесообразно упростить систему, так как количество сотрудников уменьшилось. Как это грамотно обосновать и оформить? Что конкретно написать в протоколе Координационного совета, чтобы не было лишних вопросов со стороны проверяющих?
Не совсем понятно, что значит «Убрать процесс управления персоналом»? У Вас вообще не осталось персонала? Ни одного человека? Даже если директор остаётся ОДИН - процесс управления персоналом на предприятии будет, т.к. согласно требованиям стандарта, предприятие должно определить и обеспечить наличие ресурсов (персонала в том числе) необходимых для ... постоянного повышения результативности СМК... Увольнение, приём на работу, обучение, мотивация, правила трудового распорядка – это всё части процесса управление персоналом.
Другое дело, что хочется сократить количество документации по этому процессу и в то же время, чтобы это выглядело логично и со стороны аудиторов вызвало минимум вопросов. Если это так, то:
1. В протоколе анализа СМК со стороны высшего руководства (об этом я писал здесь) в выходные данные пишем: «Произвести оптимизацию формализации J процесса ХХХ Управление персоналом». Внести описание процесса в Руководство по качеству.
2. Пересматриваете методику (СТП, регламент или что там у Вас), самое важное и необходимое – переносите в соответствующий раздел руководства по качеству. Обязательно должно остаться:
a. Ответственный за этот процесс (штатное расписание, должностные инструкции, приказы на отпуска, больничные, командировки, приём/увольнение, премирование).
b. Обеспечение подготовки персонала или другие меры по поддержанию компетентности персонала (аттестации, обучения внутренние и внешние, наставничество и т.д.).
c. Регистрация данных предыдущего пункта.
И самый главный принцип – можно не очень подробно описывать, каквыполнять те или иные работы, но обязательно указывать кто ответственный за выполнение этих работ.
В целом, 2-3 страницы в руководстве по качеству – с головой хватит для описания процессов управления персоналом.
Практический опыт показывает, что для описания детального процесса, состоящего из 8-12 функций, квалифицированному аналитику требуется 1,5-2 рабочих дня. Это минимальное время. На практике реальное время работы следует увеличить на коэффициент 3. Дело в том, что при работе в подразделениях постоянно происходит сдвиг сроков.
