17.07.2008

Основные подходы в организации методологической работы в банках

Статья подготовлена по материалам выступления начальника Управления методологии АКБ "Форум" (http://forum.ua) Севрук Леси Леонидовны на семинаре "Практика управления банковскими продуктами и процессами".

1 Понятия и возможности методологии

2 Подходы к организации методологии в банке

3 Основные принципы организации, задания и функции отдела методологии

4 Взаимоотношения отдела методологии с подразделениями банка

4.1 Суть взаимоотношений

4.2 Принципы проектного менеджмента

5 Организация работы над документами

6 Организация работы с портфелем проектов

1. Понятия и возможности методологии

Методология – это:

1) Система принципов, способов организации и построения теоретической и практической деятельности, а так же учение про эту систему.

2) Учение о структуре, логичной организации, методах и средствах деятельности.

3) Учение о научном методе познания и изменения мира или о методах, которые используются в отдельных науках.

Методолог – лицо, которое занимается изучением и разработкой принципов формирования методов, и которое разрабатывает методы и технологии их использования.

Методология – учение про организацию деятельности.

Методология в банках – деятельность одной или нескольких групп работников банка, направленная на создание методов, принципов и способов логической организации деятельности банка, учитывая законодательные требования относительно организации и осуществления деятельности банка, возможностей практической и продуктивной деятельности банка.

Продуктивная деятельность – это деятельность, направленная на получение объективного или субъективного нового результата. Любая научно-исследовательская деятельность, как правило, направлена на получение объективно нового результата. Инновационная деятельность специалиста-практика может быть направлена как на объективно-новый, так и на субъективно новый (для этого специалист или для этой организации) результат.

Возможности методологии:

• упорядочить деятельность организации в целостную систему с четко определенными характеристиками (логической и временной структурой);
• обеспечить стандартные и необходимые нормы деятельности, а также принципы поведения в организации, путем их фиксирования и регламентации;
• анализировать эффективность выполнения установленных норм всей системы на основании анализа деятельности одного или нескольких структурных единиц этой системы;
• выявление "лишних" или "ненужных" действий;
• оптимизация деятельности.

2. Подходы к организации методологии в банке

Различают 2 подхода организации методологии в банке: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход	Децентрализованный подход
Предусматривает создание одного структурного подразделения в Головном офисе, который разрабатывает политику организации и выполнения методологической работы в банке, обеспечивает и контролирует выполнение требований этой политики.	Предусматривает создание нескольких структурных подразделений в банке (как правило, в каждом бизнесе или в отдельных направлениях), которые обеспечивают выполнение методологии работы в банке в части их компетенций.
Преимущества:
установление общих для всех пользователей правил и методов; уменьшение человеческого фактора во время разработки методологом правил и процедур, которые будут утверждаться, в части единого стиля предоставления информации; возможность централизованно контролировать методологическую деятельность банка и вести единую политику такой деятельности; методологи, как правило, имеют широкопрофильные общие знания про деятельность банка и владеют информацией о порядке и особенностях выполнения определенных процедур в банке с начала и до конца, учитывая взаимодействия разных структурных подразделений / бизнесов; наличие общей внутренней нормативной базы; наличие непредвзятой и незаинтересованной стороны в решении конфликтов между службами / бизнесами.	быстрое реагирование на необходимость внедрения новых или смены существующих процедур; возможность очень детального описания процедур деятельности соответственного структурного подразделения / бизнеса; быстрое завершение проектных работ (тестирование установленных правил и процедур, их согласование и утверждение); методологи, как правило, знают узкую специфику деятельности соответственного структурного подразделения / бизнеса.
Недостатки:
процесс внедрения новых правил /процедур или смены существующих требует больше времени; как правило, больше внимания уделяется описанию общих правил и процедур, чем описанию мелких действий и процессов; отсутствие широкопрофильных специалистов на рынке труда; необходимость "выращивания в банке" исполнителей, что занимает значительную часть времени; наличие очень большого объема информации, которую необходимо уметь структурировать и использовать.	правила и методы разных структурных подразделений методологии могут отличаться; большая угроза человеческого фактора в части наличия разных стилей предоставления информации; описание процедур и правил не в целом, а частично или "вырвано"; наличие неописанных и несогласованных процедур в части взаимоотношений между разными структурными подразделениями банка; большая угроза возникновения конфликтов в процессе определения общих правил/процедур и их согласования; отсутствие общей нормативной базы; отсутствие ответственных (или лишь формальная ответственность) по общим правилам / процедурами.

3. Основные принципы организации, задания и функции отдела методологии в зависимости от подхода

Основные принципы создания отдела методологии:

• Определение руководством банка места и значения (необходимость и объем) для банка стандартизации и формализации деятельности. В зависимости от этого будут определены главные задачи и цели создания структурного подразделения методологии.
• Определение цели создания отдела методологии.
• Определение основной задачи (главных задач) отдела методологии.
• Определение организационной структуры подразделения методологии.
• Наличие кадрового потенциала в банке или на рынке труда.

Цель создания структурного подразделения методологии зависит от того, какое место руководство банка выделяет для стандартизации и формализации деятельности банка.

Например, целью создания может быть:

• ведение внутренней нормативной и методологической базы банка (разработка и/или рассмотрение проектов внутренних нормативных документов, их актуализация и структурирование, определение стандартов и политики формирования внутренней нормативной базы; политика организации бизнес-процессов в банке);
• мониторинг нормативно-правовой базы банковской деятельности и внесение изменений во внутреннюю нормативную базу (актуализация внутренней нормативной базы);
• анализ соблюдения установленных правил и соответствующий контроль.

Главная задача структурного подразделения методологии зависит от того, какое место руководство банка выделяет для стандартизации и формализации деятельности этого банка и от цели создания этого структурного подразделения.

Организационная структура – формируется в зависимости от объема работ и возложенных на подразделение функций с учетом подходов к организации методологии (централизованного, децентрализованного).

Кадровый потенциал – формируется в зависимости от выбранного банком подхода по организации методологии (централизованного, де централизованного).

Задачи и функции:

1. Введение политики нормотворческой деятельности в банке (как правило осуществляется только при централизованном подходе):

• определение основных принципов и механизмов деятельности банка в процессе формирования и ведения внутренней нормативной базы;
• определение политики банка в части разработки нормативных документов, ее улучшения.

2. Ведение внутренней нормативной базы банка (в том числе и базы бизнес-процессов):

• анализ изменений нормативной базы, касающейся банковской деятельности;
• участие в разработке и механизме внедрения и учета банковских продуктов, операций/услуг;
• участие в рабочих группах, деятельность которых касается внутренней нормативной базы;
• предоставление разъяснений и консультаций работникам банка по вопросам, которые касаются формирования внутренней нормативной базы или по проведению отдельных операций/услуг.

3. Анализ соблюдения установленных правил и контроль за их выполнением:

• установление порядка проведения анализа, принципов и показателей анализа;
• определение методов контроля и порядок использования полученных результатов.

4. Взаимоотношения отдела методологии с подразделениями банка

4.1 Суть взаимоотношений

Взаимоотношения структурного подразделения методологии с другими подразделениями банка по вопросам:

• согласование/доведение до исполнения установленной политики разработки нормотворческой деятельности;
• разработка внутренних нормативных документов (далее – ВНД);
• согласование ВНД;
• утверждение и доведение до исполнения;
• организация и контроль за выполнением требований ВНД.

Организация контактов и совместной работы:

• Организация рабочих групп.
• Организация контактов в рабочем порядке.
• Решение вопросов на заседаниях коллегиального органа (например, технологический комитет).

4.2 Принципы проектного менеджмента в работе структурного подразделения методологии

Понятие Проектного офиса для банка можно определить таким образом:

Проектный офис – рабочая группа, которая создается из сотрудников банка для разработки и внедрения ВНД с обязательным фиксированием основных параметров.

Основные параметры, которые можно зафиксировать в уставе проекта:

• начало/конец проекта во временных или действующих параметрах;
• определение четких границ каждого этапа проекта (распределение документа на части/разделы/главы);
• ответственный (один!) за выполнение каждого этапа (разработка определенной части /раздела/главы);
• ответственность за выполнение порученных заданий в установленные сроки;
• ответственность за качество выполненных заданий;
• определение честной взаимосвязи с другими структурными подразделениями (ответственными лицами) в процессе реализации продукта;
• определение ответственного за сопровождение разработанного ВНД.

Основные ошибки, возникающие в процессе работы с другими структурными подразделениями:

• отсутствие регистрации проектов ВНД, которые планируется проводить;
• отсутствие обратного контакта с/между структурными подразделениями, которые совместно работают над проектом ВНД;
• отсутствие в структурном подразделении методологии четкого плана работы на период (как правило, квартал);
• наличие нескольких ответственных (без определения конкретного ответственного за конкретную часть работы) за отдельный этап работы;
• отсутствие практики корректировки следующих сроков, в случае невыполнения (по каким-либо причинам) предыдущих сроков;
• отсутствие заинтересованности ответственных лиц структурного подразделения в выполнении неосновных обязанностей;
• отсутствие фиксирования этапов работы в письменном виде;
• отсутствие контроля выполнения плана.

5. Организация работы над документами

Основные этапы работы:

• определение сути необходимого проекта ВНД (что именно должно найти отображение в проекте);
• определение состава рабочей группы и утверждение устава проекта;
• составление/написание проекта ВНД ответственным сотрудником, определенным в уставе как менеджер-разработчик;
• рассмотрение проекта ВНД структурным подразделением методологии (предоставление предложений/замечаний/возврат на доработку);
  ! Работа над проектом не должна выходить за рамки утвержденного плана, или план должен быть откорректированным (например, в случае необходимости неотложного начала работы над проектом, которого нет в плане или которым заменяется запланированный документ). Иначе работа будет выполняться внепланово.
• рассмотрение проекта ВНД другими профильными структурными подразделениями (предложения/замечания);
  Как правило, предложения и замечания собирает подразделение методологии.
• доработка проекта ВНД с учетом предоставленных предложений/замечаний структурным подразделением методологии совместно с менеджером-разработчиком.
  В случае необходимости проводится повторное рассмотрение проекта ВНД.
• предоставление проекта ВНД на подпись ответственным лицам банка;
• утверждение ВНД и доведение его структурными подразделениям/ответственным лицам;
• организация сопровождения утвержденного ВНД;
• организация контроля за исполнением требований утвержденного ВНД.

Контрольные точки во время работы над проектом ВНД:

• Начало работы над проектом ВНД менеджером-разработчиком.
• Передача проекта структурному подразделению методологии.
• Начало работы над проектом структурным подразделением методологии.
• Предоставление проекта на рассмотрение профильным структурным подразделениям.
• Предоставление проекта на подпись.
• Доведение утвержденного проекта до ответственных структурных подразделений/ответственных лиц.

Некоторые параметры, которые можно зафиксировать в уставе проекта:

• определение четких границ каждого этапа проекта (распределение документа на части/разделы/главы);
• ответственный (один!) за выполнение каждого этапа (разработка определенной части/раздела/главы);
• ответственность за выполнение возложенных заданий в установленные сроки, ответственность за качество выполнения задания (возможно материальная);
• определение ответственного за сопровождение разработанного ВНД.

6. Организация работы с портфелем проектов

Портфель проектов ВНД – совокупность проектов ВНД, с которыми работает структурное подразделение методологии. Проект ВНД считается в составе проектов ВНД с момента его поступления и до момента его утверждения или принятия соответствующего решения о прекращении работы над этим проектом.

Структурное подразделение методологии выполняет управление портфелем проектов ВНД, что включает в себя:

• идентификацию проектов;
• определение приоритетов проектов;
• оперативное управление проектами.

Различают необходимый и возможный портфель проектов:

• Необходимым считается портфель, который состоит с основных проектов ВНД, разработка над которыми будет выполняться в части создания нового ВНД или полной актуализации существующего ВНД и если такие проекты имеют существенное значение в деятельности банка.
• Возможным считается портфель, который состоит из всех проектов ВНД, которые находятся в работе структурного подразделения методологии.

План работы структурного подразделения методологии должен в первую очередь включать в себя проекты ВНД, которые относятся к необходимому портфелю проектов.

При централизованном подходе формирование портфеля осуществляется по всем проектам, которые возникают в системе банка, что позволяет выполнять целостный контроль за разработкой нормативных документов в банке и регулировать количество действующих ВНД и их структуру/иерархию.

При децентрализованном подходе существует несколько портфелей, которые, как правило, существуют автономно. Это позволяет более гибко управлять ими, но есть риск возникновения большой численности неструктурированных ВНД и наличия нескольких разных по форме и сути баз ВНД.

Введение четкой формы регистрации проектов ВНД и отображения в этой форме необходимых для структурного подразделения методологии контрольных точек при работе над проектом ВНД, а также ведение такого реестра в режиме on-line позволяет выполнять качественный оперативный контроль. 

Материал подготовил: Юрий Радченко

Поиск по сайту: методология в банках | банк