Внешняя среда — субъекты, воздействующие на финансово-хозяйственную деятельность организации опосредованно. Как правило, к таким субъектам относят собственников, государство, рынки покупателей и продавцов, социальные и экономические факторы.
Расчеты AIIM показывают, что предприятие, которое производит по 100 папок с документами в неделю, тратит по $18,7 тыс. в год на восстановление потерянных документов.