У нас в организации возникла такая ситуация: необходимо убрать процесс СМК (Управление персоналом). Мы с руководством решили, что целесообразно упростить систему, так как количество сотрудников уменьшилось. Как это грамотно обосновать и оформить? Что конкретно написать в протоколе Координационного совета, чтобы не было лишних вопросов со стороны проверяющих?
Не совсем понятно, что значит «Убрать процесс управления персоналом»? У Вас вообще не осталось персонала? Ни одного человека? Даже если директор остаётся ОДИН - процесс управления персоналом на предприятии будет, т.к. согласно требованиям стандарта, предприятие должно определить и обеспечить наличие ресурсов (персонала в том числе) необходимых для ... постоянного повышения результативности СМК... Увольнение, приём на работу, обучение, мотивация, правила трудового распорядка – это всё части процесса управление персоналом.
Другое дело, что хочется сократить количество документации по этому процессу и в то же время, чтобы это выглядело логично и со стороны аудиторов вызвало минимум вопросов. Если это так, то:
1. В протоколе анализа СМК со стороны высшего руководства (об этом я писал здесь) в выходные данные пишем: «Произвести оптимизацию формализации J процесса ХХХ Управление персоналом». Внести описание процесса в Руководство по качеству.
2. Пересматриваете методику (СТП, регламент или что там у Вас), самое важное и необходимое – переносите в соответствующий раздел руководства по качеству. Обязательно должно остаться:
a. Ответственный за этот процесс (штатное расписание, должностные инструкции, приказы на отпуска, больничные, командировки, приём/увольнение, премирование).
b. Обеспечение подготовки персонала или другие меры по поддержанию компетентности персонала (аттестации, обучения внутренние и внешние, наставничество и т.д.).
c. Регистрация данных предыдущего пункта.
И самый главный принцип – можно не очень подробно описывать, каквыполнять те или иные работы, но обязательно указывать кто ответственный за выполнение этих работ.
В целом, 2-3 страницы в руководстве по качеству – с головой хватит для описания процессов управления персоналом.
При внедренной ECM-системе в 18% случаев и более только что созданный документ просматривается другим сотрудником уже через час. Через 4 часа документ требуется другому сотруднику уже в 27% случаев и более. В течение суток к только что созданному документу обращаются другие сотрудники уже в 40% случаев минимум.
+380 (536) 79-61-62
My.Manager
