Одним из первых требований стандарта является следующее:
"Организация должна разработать, задокументировать, внедрить, поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества и постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта.
В следующих пунктах это требование детализируется в части "задокументировать…". А именно (п.4.2.1):
"…Документация системы менеджмента качества должна включать:
а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
b) руководство по качеству;
с) документированные процедуры, требуемые настоящим международным стандартом;
d) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, работы и управления ее процессами;
е) записи, требуемые настоящим международным стандартом…"
Как мы знаем из другой нашей статьи, первым шагом при построении системы качества в организации должен стать шаг, который упорядочит документооборот:
"ШАГ 1. Разработать и внедрить в организации правила управления документами и осуществления документооборота, которые в свою очередь должны быть оформлены как документ."
Подтверждением этому служит следующее требование стандарта (п.4.2.3):
"… Документы, требуемые системой менеджмента качества, должны управляться. …
Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая:
а) утверждение документов на адекватность до их выпуска;
b) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;
с) обеспечение идентификации изменений и современного статуса пересмотра документов;
d) обеспечение наличия соответствующих версий применяемых документов в пунктах использования;
е) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
f) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управления их рассылкой;
g) предотвращение непредполагаемого использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации документов, оставленных для любых целей.
Всё. Исходные данные для оценки требований стандарта ISO 9001 есть. Приступаем к реализации.
2 Состав и структура документации
Чаще всего структуру документации в компании для наглядности представляют в виде "Пирамиды документов", которая состоит из 3-х уровней. Каждый уровень это отдельный тип документов.
Рисунок 1 - Пирамида документации СМК
Для себя надо все документы разделить на 2 категории:
Документы которые говорят "КАК" надо делать.
Документы в которых фиксируется результат выполненной работы.
Документы первой категории – это документы, регламентирующие правила и способы осуществления деятельности. Это могут быть: стандарты предприятия, методики выполнения работ, схемы, техпроцессы, рабочие инструкции и т.д.
Документы второй категории – это документы (записи, протоколы), в которых запечатлеваются следы функционирования организации. В частности, в хорошо налаженной "кровеносной" системе документооборота организации должны циркулировать документы, фиксирующие:
факты следования установленным правилам и способам, выполнения или невыполнения требований;
намерения, планы, принятые решения, а также результаты их осуществления;
цепочки действий от возникновения вопросов об улучшениях или недостатках через принятие решений и их выполнение до полного закрытия этих вопросов.
3 Зачем нужна документация: функции и роль
Очень часто именно документация становится камнем преткновения при внедрении системы управления на соответствие ISO 9001. Приведу несколько типовых высказываний руководителей предприятий:
Зачем мне ещё какие-то дополнительные документы писать У меня и так все "по уши" в инструкциях сидят!
Мне лишняя бюрократия на моём предприятии не нужна. Я хочу, чтобы моя фирма работала быстро, а не бумажки заполняла!
Это ж мне только на одни только эти Ваши бумажки придётся отдельного человека нанять!
У нас и так всё описано в законодательных документах (чаще всего ДБН и прочие отраслевые стандарты) и новых документов я писать не хочу.
Нежелание руководителей "плодить" документацию естественно и понятно. Также очевидно, что в среде руководителей бытует мнение, что "система ISO 9001 – очень формализированная система". На самом деле версия стандартов 2000 года ОЧЕНЬ лояльна к обязательным документам. Их число по сравнению с 1994 годом сократилось с 20 до 6 обязательных процедур. Да и эти шесть обязательных процедур могут быть включены в руководство по качеству.
Самое главное – "правильно" читать стандарт и всегда задавать себе извечный вопрос: "Организации это надо". Давайте кратко рассмотрим основные функции документации в организации и чем она может быть полезна организации.
Документация предприятия должна:
содержать набор четких требований.
Как мы знаем человек воспринимает только 10% из того, что он слышит, и до 70% из того что видит. Шансов на то, что написаное будет одинаково понято всеми сотрудниками – гораздо выше, чем если им 2-3 раза повторить одно и то же :-) Чёткие требования порождают возможность требовать такого же чёткого выполнения.
облегчать согласованность действий по качеству
Когда существует установленный порядок выполнения действий – производственные конфликты сходят "на нет". Потому что убирается личностная составляющая конфликта. "Не нравится – меняй правила. Будем работать так как договоримся".
одновременно доводить требования до заинтересованных сотрудников
Все смены, все сотрудники, всех филиалов получают рассылку документов одновременно. Исключаются ситуации такие как: "А я сделал так, как мне мастер сказал. Так ведь мы уже месяц как по-другому делаем..."
обеспечивать эффективное управление изменениями
Изменения можно проводить только тогда, когда есть что менять. Менять "вслепую" - это не то, чем занимаются эффективные руководители.
обеспечивать преемственность независимо от смены сотрудников
Организация должны быть – как машина. Вышла из строя деталь – поставили новую, она "притёрлась" и механизм снова работает "как часы". Из-за выхода из строя одной детали машина не должна остановиться. 90% необходимых данных о процессах и ходе выполняемых работ новый сотрудник должен получить из документации, и 10% - так называемая "специфика работы".
содействовать выполнению мониторинга и проверок качества
Для того, чтобы что-то проверить – вначале надо установить требования как оно должно быть. Если требования установлены – тогда можно чётко увидеть: выполняются они или нет. Нет требований – проверки бессмысленны.
4 Первые шаги по упорядочиванию существующей информации
На предприятии должны быть собраны и систематизированы, в частности, следующие виды документов:
Документы первой категории. Регламентирующие:
положения о подразделениях, службах; должностные инструкции;
стандарты предприятия;
производственные, технологические и другие инструкции;
описания процессов, блок-схемы производства;
конструкторская и технологическая документация (перечень видов этих документов);
документы, регламентирующие методы контроля и испытаний продукции;
Документы второй категории. Протокольные:
документация на производственное и другое оборудование (перечень);
документация на средства измерений и испытаний, их метрологическое обеспечение (перечни);
программное обеспечение, базы данных, банки данных;
документы на персонал;
договорные документы;
внешние нормативные и законодательные документы;
официально действующие планы, графики, программы (например, график ППР, план подготовки персонала, график поверок измерительных средств, план закупок сырья, план производства);
рабочие списки, например:
список выпускаемой продукции,
предоставляемых услуг,
прайс-лист,
остатки готовой продукции на склад,
действующие контракты,
закупаемые материалы и комплектующие,
поставщики и субподрядчики,
штатное расписание;
журналы, регистрационные книги;
формы, бланки, формуляры, отчетные и протокольные документы.
По ходу разработки СМК в отношении документации необходимо выполнить следующее:
Проверить состояние и полноту технологической и другой используемой (действующей) технической, рабочей, производственной документации – составить ее описи (перечни).
Собрать по одному экземпляру всех имеющихся на предприятии организационно-распорядительных документов (положений, инструкций, методик, СТП и т.п.) и составить их опись (составить перечень).
Определить общую структуру документации СМК (руководство по качеству, методические документы, планы, списки, протокольные документы) – см. Пирамиду документации.
Составить систематизированный перечень всех видов документов, используемых на предприятии (как внутреннего, так и внешнего происхождения).
Установить систему обозначения (кодирования) документов предприятия.
Обеспечить, чтобы все документы имели необходимые идентификационные признаки (например: название, обозначение, принадлежность, дата введения, номер редакции, номер страницы, общее количество листов).
Составить список всех используемых внутри предприятия журналов регистрации, книг учета и т.п. с указанием ответственных за их ведение.
Собрать по одному экземпляру и составить список всех используемых на предприятии форм, бланков и др. протокольных документов (записей).
Создать фонд действующих государственных (действующих) стандартов, других НД и правовых актов, на соответствие которым выполняются работы, производится продукция, предоставляются услуги.
Обеспечить учет и контроль используемых на предприятии КД, ТД, а также НД (стандартов), их своевременную актуализацию, установить правила выдачи, хранения, внесения изменений.
Если имеется АСУП или, возможно, более простая компьютерная система учета, обработки и передачи информации и данных, связанных с производственной деятельностью, то необходимо дать ее пользовательское описание с указанием всех выполняемых функций и правами доступа, полномочий в отношении ввода и чтения данных.
Следует описать все данные и виды документов, оформляемых в электронном виде (компьютерные формы).
Предусмотреть и обеспечить защиту компьютерных данных (архивное копирование, антивирусные проверки).
Разработать комплект методик (процедур, инструкций) по управлению всеми видами документов, протоколов (записей) и электронных данных.
В итоге, как показывает практика, если подойти к процессу написания документации "с умом":
В больших организациях:
количество документации уменьшается.
документы становятся читабельными,
исчезают "вечные" талмуды в 40-50 листов, которые хранятся на полках и появляются нужные актуальные инструкции на конкретный выполняемый вид деятельности;
появляется чёткость в определении ответственных за выполняемое действие.
разрушаются границы "феодальных княжеств" - департаментов, отделов и т.д.
предприятие начинает работать на результат.
В малых организациях:
те инструкции, которые каждый руководитель писал каждый для своего подразделения – систематизируются, взаимоувязываются с другими подразделениями;
если новые инструкции и пишутся – то только те, "которые уже давно надо было написать…" - как говорил один из директоров;
написанная документация становится частью имиджевой программы и даёт конкурентные преимущества перед тем у кого системы ещё нет.
6 Заключение
Если Вы даёте постоянно действующие поручения, а через неделю-месяц о нём забывают…
Если Вам надоело по нескольку раз повторять одно и то же…
Если сотрудники Вам всё чаще отвечают: "… а я не знал…"…
Если Вы не можете найти ответственного в случае обнаружения несоответствий
Тогда правильно структурированная, "живая" документация Вам необходима. Это одно из важных требований стандарта. Без чёткого документооборота не бывает чётко отлаженной системы.
Документация ради документации никому не нужна!
Автор: , ООО "Институт качества".
Статья написана на основе собственного построения систем и опыта работы в консалтинговых компаниях, оказывающих услуги предприятиям по разработке и внедрению Систем менеджмента, соответствующих требованиям Международных стандартов ISO 9001, HACCP.
