Если штат сотрудников увеличился, несколько изменилась структура предприятия, обнаружены некоторые несоответствия в документации СМК, как задокументировать изменения (их много), или лучше сделать 2-е издание некоторых документов Нужно ли оговаривать внесенные изменения
Система документации должна отражать все изменения, которые происходят на предприятии.
Изменения на предприятии могут быть не существенные и могут не влиять на выполнение процессов, например, редакторские правки, поменялось название должности (был старший менеджер стал главный менеджер). Все эти правки не корректируют порядок выполнения работа. В этом случае рекомендуется накапливать эти правки до пересмотра документации, которые делаются регулярно согласно вашей документации: раз в квартал/полгода/год, перед внутренними аудитами.
Если же изменения серьезные, и они затрагивают выполнение работ, перераспределение полномочий, вводятся новые функции для сотрудников, то в таких случаях рекомендуется вносить изменения сразу же в документ и ознакомлять с ними людей.
Как вносить изменения
Проверенная года советская система ЕСКД: основной документ не меняется или меняется раз в "пятилетку", а к нему делаются изменения - вклеиваются, вычеркиваются, вписываются, потом идут изменения на изменения. Система проверена годам. Насколько она эффективна Вопрос.
Если документы небольшие и правок много, то лучше делать следующую редакцию документа - редакция №1, №2 и т.д.
Если изменений много по тексту, тогда не видно смысла писать "здесь изменение, здесь изменение и здесь изменение".
Если же в основном тексте документа нет изменений, а появляется новый пункт или внутри существующих пунктов добавляются абзацы, то для внимательного прочтения сотрудниками внесенных изменений, лучше помечать соответствующие места. В документации по системе качества рекомендуется писать такое правило: "Изменения, внесенные в документ, помечаются сплошной чертой слева".
Нужно ли оговаривать внесенные изменения
Нужно, т.к. это прямое требование стандарта. Все изменения, которые подаются, вносятся, должны проходить регистрацию. Чаще всего это происходит через подачу предложений по изменениям и регистрируются в Журнале регистрации изменений. Форма журнала может быть выслана. .
