На каком принципе построена система управления документацией в организации
Для такой задачи, на практике часто используется разделение документов на:
Контрольный экземпляр - единственный эталонный документ, на основании его создаются другие копии;
Учтенная копия - копия контрольного экземпляра; руководящие документы, которые говорят, что и как делать - имеют учетные копии, формы для заполнения не имеют учетных копий;
Информационная копия служит для общего ознакомления, на их основе нельзя принимать решения;
Аннулированый экземпляр - устаревшая версия документа, должна быть уничтожена или изолирована от сотрудников, чтобы не ее даже случайным образом нельзя было использовать.
Кроме того, необходимо, чтобы каждый документ был однозначно идентифицирован (код документа) и содержал необходимые данные для управления им, например:
