Для такой задачи, на практике часто используется разделение документов на:

• Контрольный экземпляр - единственный эталонный документ, на основании его создаются другие копии;
• Учтенная копия - копия контрольного экземпляра; руководящие документы, которые говорят, что и как делать - имеют учетные копии, формы для заполнения не имеют учетных копий;
• Информационная копия служит для общего ознакомления, на их основе нельзя принимать решения;
• Аннулированый экземпляр - устаревшая версия документа, должна быть уничтожена или изолирована от сотрудников, чтобы не ее даже случайным образом нельзя было использовать. 

Кроме того, необходимо, чтобы каждый документ был однозначно идентифицирован (код документа) и содержал необходимые данные для управления им, например:

• Версия документа
• Область распространения документа
• Дата введения в действие документа
• Планируемая дата пересмотра документа
• Ответственный за актуализацию документа
• Ответственный за хранение документа

Пример параметров документа в системе бизнес-моделирования Business Studio.

Кодирование документов может основываться:

• от бизнес-процессов - процессы должно быть предварительно прокодированы;
• от номеров подразделений - подразделения перед этим должны быть прокодированы; документы, которые не связаны с СМК могут быть прокодированы на основе кодов подразделений, которые с ними работают;
• от номеров пункта стандарта;
• от структуры документации - вся документация организации должна быть разбита на группы и подругруппы.

Такого официального стандарта нет. В ISO 9001 есть одно требование: документ должен быть однозначно идентифицируем. Всё.

Каким образом это достигается – лично дело организации. Более того, кодировать их не обязательно. Если организации удобно управлять документами по названиям, без кодов – это тоже допускается. Другое дело, если документов более чем 10 или 20, то без кодов обойтись трудно. Но это личный выбор организации, которая внедряет систему качества.

В качестве рекомендации – ISO 10013:2001 «Рекомендации по документированию системы менеджмента качества». Думаю, Вы найдете для себя там много интересного.

По личному опыту: организации в 98% случаев кодируют документы.

Кодирование может делаться:

• От процесса. Процессы пронумерованы и все документы, которые их сопровождают, имеют частью своего номера номер процесса.
• От пункта стандарта. Т.е. каким документом закрывается требование стандарта, такой код и содержится в коде документа. Например, чаще всего все методики, которые описывают управление документации, имеют в своем номере 4.2 (ISO 9001, п.4.2 Требования к документации).
• Сквозная нумерация кодов всех документов: 1,2, 3, 4 … .

Принцип кодирования не важен. Главное систему создать и ее придерживаться.

Кто является держателем контрольного экземпляра стандарта предприятия? Может ли служба, отвечающая за процесс, являться держателем контрольного экземпляра СТП? Или обязательно необходимо, чтобы отдел который занимается внедрением и наблюдением за функционированием СМК, являлся держателем контрольного экземпляра СТП?

Этот вопрос никак не регламентируется требованиями ISO. Держателем контрольного экземпляра может быть кто угодно, лишь бы это было удобно предприятию.

С точки зрения практики могу порекомендовать следующее: Если службы очень сознательные, то можно хранить у них контрольные экземпляры документов, если нет - тогда централизовано.

Для предприятия важнее не то у кого хранится контрольный экземпляр, а кто отвечает за его актуальность!

Вариантов может быть много. Для полного обзора рекомендуем спросить у поисковых систем. Главное, чтобы это было по сути, подходило предприятию, было удобно в использовании и выполнялось сотрудниками.

Использовать кем-то написанный регламенты без тщательной "притирки" к местным особенностям не рекомендуется.

Пример одного из вариантов структуры документа:

• Описание бизнес-процесса
• Методика выполнения бизнес-процесса
• Систематизация документов
• Ответственные за контроль
• Идентификация документов и записей
• Статусы документов
• Управление внутренними документами
• Требования на оформление
• Разработка нового нормативного документа
• Распространение документов
• Внесение изменений
• Контрольные и учтенные экземпляры
• Управление организационно-распорядительными документами (ОРД)
• Разработка новых ОРД
• Управление входной документацией
• Согласование ОРД
• Контроль выполнения документов
• Порядок распространения и снятия копий
• Формирование папки дел
• Подготовка документов к передаче в архив
• Управление внешними нормативными документами
  

Допускается ли в документации СМК предприятия (процедурах, записях и т.д.) ссылка на стандарт таким образом: "ИСО 9001"? Или необходимо указывать полностью, например "ДСТУ ISO 9001:2009".

Допускается, если Вы в Руководстве по качеству, например, введёте его как понятие в разделе"Определения и сокращения". Например: ИСО 9001 - ДСТУ ISO 9001:2009.

Если штат сотрудников увеличился, несколько изменилась структура предприятия, обнаружены некоторые несоответствия в документации СМК, как задокументировать изменения (их много), или лучше сделать 2-е издание некоторых документов? Нужно ли оговаривать внесенные изменения?

Система документации должна отражать все изменения, которые происходят на предприятии.

Изменения на предприятии могут быть не существенные и могут не влиять на выполнение процессов, например, редакторские правки, поменялось название должности (был старший менеджер стал главный менеджер). Все эти правки не корректируют порядок выполнения работа. В этом случае рекомендуется накапливать эти правки до пересмотра документации, которые делаются регулярно согласно вашей документации: раз в квартал/полгода/год, перед внутренними аудитами.

Если же изменения серьезные, и они затрагивают выполнение работ, перераспределение полномочий, вводятся новые функции для сотрудников, то в таких случаях рекомендуется вносить изменения сразу же в документ и ознакомлять с ними людей.

Как вносить изменения?

Проверенная года советская система ЕСКД: основной документ не меняется или меняется раз в "пятилетку", а к нему делаются изменения - вклеиваются, вычеркиваются, вписываются, потом идут изменения на изменения. Система проверена годам. Насколько она эффективна? Вопрос.

Если документы небольшие и правок много, то лучше делать следующую редакцию документа - редакция №1, №2 и т.д.

Если изменений много по тексту, тогда не видно смысла писать "здесь изменение, здесь изменение и здесь изменение".

Если же в основном тексте документа нет изменений, а появляется новый пункт или внутри существующих пунктов добавляются абзацы, то для внимательного прочтения сотрудниками внесенных изменений, лучше помечать соответствующие места. В документации по системе качества рекомендуется писать такое правило: "Изменения, внесенные в документ, помечаются сплошной чертой слева".

Нужно ли оговаривать внесенные изменения?

Нужно, т.к. это прямое требование стандарта. Все изменения, которые подаются, вносятся, должны проходить регистрацию. Чаще всего это происходит через подачу предложений по изменениям и регистрируются в Журнале регистрации изменений. Форма журнала может быть выслана. Обращайтесь.