Для такой задачи, на практике часто используется разделение документов на:
Контрольный экземпляр - единственный эталонный документ, на основании его создаются другие копии;
Учтенная копия - копия контрольного экземпляра; руководящие документы, которые говорят, что и как делать - имеют учетные копии, формы для заполнения не имеют учетных копий;
Информационная копия служит для общего ознакомления, на их основе нельзя принимать решения;
Аннулированый экземпляр - устаревшая версия документа, должна быть уничтожена или изолирована от сотрудников, чтобы не ее даже случайным образом нельзя было использовать.
Кроме того, необходимо, чтобы каждый документ был однозначно идентифицирован (код документа) и содержал необходимые данные для управления им, например:
Такое желательно, но не обязательно. Т.е. документ может иметь и внешний код и внутренний код. Например, при поступлении письма с внешней организации на нем стоит номер исходящего у них документа. Вы же ставите номер входящего для себя документа. Это является обычной практикой для канцелярий (управлений делами, секретарей). Но если Ваша организация сможет управлять входящей документацией на базе внешних кодов - тогда можете не кодировать.
от бизнес-процессов - процессы должно быть предварительно прокодированы;
от номеров подразделений - подразделения перед этим должны быть прокодированы; документы, которые не связаны с СМК могут быть прокодированы на основе кодов подразделений, которые с ними работают;
от номеров пункта стандарта;
от структуры документации - вся документация организации должна быть разбита на группы и подругруппы.
Организации необходимо управлять своей документацией. Это ясно и из здравого смысла и из тех же требований стандарта ISO 9001:2000 (п. 4.2.3, 4.2.4.). Как же это сделать не кодируя документы Кодирование помогает однозначно идентифицировать каждый документ.
Кто является держателем контрольного экземпляра стандарта предприятия Может ли служба, отвечающая за процесс, являться держателем контрольного экземпляра СТП Или обязательно необходимо, чтобы отдел который занимается внедрением и наблюдением за функционированием СМК, являлся держателем контрольного экземпляра СТП
Этот вопрос никак не регламентируется требованиями ISO. Держателем контрольного экземпляра может быть кто угодно, лишь бы это было удобно предприятию.
С точки зрения практики могу порекомендовать следующее: Если службы очень сознательные, то можно хранить у них контрольные экземпляры документов, если нет - тогда централизовано.
Для предприятия важнее не то у кого хранится контрольный экземпляр, а кто отвечает за его актуальность!
Вариантов может быть много. Для полного обзора рекомендуем спросить у поисковых систем. Главное, чтобы это было по сути, подходило предприятию, было удобно в использовании и выполнялось сотрудниками.
Использовать кем-то написанный регламенты без тщательной "притирки" к местным особенностям не рекомендуется.
Пример одного из вариантов структуры документа:
Описание бизнес-процесса
Методика выполнения бизнес-процесса
Систематизация документов
Ответственные за контроль
Идентификация документов и записей
Статусы документов
Управление внутренними документами
Требования на оформление
Разработка нового нормативного документа
Распространение документов
Внесение изменений
Контрольные и учтенные экземпляры
Управление организационно-распорядительными документами (ОРД)
Допускается ли в документации СМК предприятия (процедурах, записях и т.д.) ссылка на стандарт таким образом: "ИСО 9001" Или необходимо указывать полностью, например "ДСТУ ISO 9001:2009".
Допускается, если Вы в Руководстве по качеству, например, введёте его как понятие в разделе"Определения и сокращения". Например: ИСО 9001 - ДСТУ ISO 9001:2009.
Если штат сотрудников увеличился, несколько изменилась структура предприятия, обнаружены некоторые несоответствия в документации СМК, как задокументировать изменения (их много), или лучше сделать 2-е издание некоторых документов Нужно ли оговаривать внесенные изменения
Система документации должна отражать все изменения, которые происходят на предприятии.
Изменения на предприятии могут быть не существенные и могут не влиять на выполнение процессов, например, редакторские правки, поменялось название должности (был старший менеджер стал главный менеджер). Все эти правки не корректируют порядок выполнения работа. В этом случае рекомендуется накапливать эти правки до пересмотра документации, которые делаются регулярно согласно вашей документации: раз в квартал/полгода/год, перед внутренними аудитами.
Если же изменения серьезные, и они затрагивают выполнение работ, перераспределение полномочий, вводятся новые функции для сотрудников, то в таких случаях рекомендуется вносить изменения сразу же в документ и ознакомлять с ними людей.
Как вносить изменения
Проверенная года советская система ЕСКД: основной документ не меняется или меняется раз в "пятилетку", а к нему делаются изменения - вклеиваются, вычеркиваются, вписываются, потом идут изменения на изменения. Система проверена годам. Насколько она эффективна Вопрос.
Если документы небольшие и правок много, то лучше делать следующую редакцию документа - редакция №1, №2 и т.д.
Если изменений много по тексту, тогда не видно смысла писать "здесь изменение, здесь изменение и здесь изменение".
Если же в основном тексте документа нет изменений, а появляется новый пункт или внутри существующих пунктов добавляются абзацы, то для внимательного прочтения сотрудниками внесенных изменений, лучше помечать соответствующие места. В документации по системе качества рекомендуется писать такое правило: "Изменения, внесенные в документ, помечаются сплошной чертой слева".
Нужно ли оговаривать внесенные изменения
Нужно, т.к. это прямое требование стандарта. Все изменения, которые подаются, вносятся, должны проходить регистрацию. Чаще всего это происходит через подачу предложений по изменениям и регистрируются в Журнале регистрации изменений. Форма журнала может быть выслана. .
В организации внедрена СМК. Управление документацией и все изменения осуществляются вручную, автоматизация отсутствует.
C 1 января 2013 вводятся в действие новые стандарты на системы менеджмента качества: ГОСТ ISO 9001-2011 вводится взамен ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
В связи с принятием новой редакции стандарта требуется внести правки в документацию по СМК, а именно: текст ГОСТ Р ИСО 9001-2008 заменить на ГОСТ ISO 9001-2011.
Ручное изменение всех документов требует больших трудозатрат, при этом изменения касаются только названий стандартов. Как актуализировать документацию СМК максимально просто
Ввиду того, что изменения в стандарте несущественное, нет смысла делать пересмотр и вносить изменения во все документы СМК.
Нужно провести анализ процедуры управления документацией и проверить допускается ли внесение изменений в документацию в виде приказа и если нет внести изменения в такую процедуру.
Издать приказ, который будет содержать требование по замене во всей документации текста ГОСТ Р ИСО 9001-2008 на ГОСТ ISO 9001-2011.
Дополнительно в данном приказе имеет смысл указать, что по мере внесения в будущем изменений в документы СМК проводить также исправление ГОСТ Р ИСО 9001-2008 на ГОСТ ISO 9001-2011 в соответствии с данным приказом.
Полный цикл обучения некоторым компьютерным системам занимает до 6 месяцев. При этом средний срок работы служащих на одном месте составляет всего 18 месяцев.
