Вот уже более 12 лет как я использую документы созданные другими людьми и создаю их для других людей. За это время я видел множество документов, которыми было приятно и полезно пользоваться, множество документов, пользование которыми вызывало множество негативных эмоций. И дело не в написанном, а в том, насколько удобно было читать документ и использовать его для дальнейшей работы.
В наше время практически все документы имеют двойственное состояние электронный и бумажный варианты. К сожалению, на данный момент я больше видел примеров того, как не надо использовать компьютер для создания документов: создание документа усложняется и на его создание уходит больше времени.
Я так же понимаю, почему сложилась подобная ситуация. Не все считают документы чем-то важным, и то, чему следует уделять свое внимание. А если кто-то относится к документу серьезно, то нет времени разобраться как это сделать на компьютере. Как правило, работа с компьютером, а уж тем более программы работы с текстом осваиваются пользователями самостоятельно и весьма по-верхностно. Разбираться с толстыми книжками типа "Как работать с компьютером в офисе" у со-трудников часто нет времени и/или желания.
В результате - лишнее время на создание документа, документ не удобный в работе. Но ведь создавать более читабельные документы можно затрачивая меньше времени!
В качестве программы для создания текста я буду рассматривать MS Word. В данной статье не преследуется цель рассказать обо всех возможностях этого замечательного редактора. А лишь показать определенную культуру создания документа (п.2, стр.2) и обратить внимание на основные практические моменты создания документов (п.3, стр.4).
Если Вы читаете данный текст на сайте mymanager.com.ua, то пусть Вас не смущает, что здесь есть ссылки на страницы (которые на одной web-странице теряют свой смысл). Текст изначально создавался в MS Word.
2 Общие требования на документ
Для начала определим общий принцип создания документа. Задача любого документа - донести до других людей определенную информацию, определенные мысли или правила. Документ будет только тогда удобен и им будут пользоваться, когда можно быстро и удобно для читающего получить ответы на интересующие его вопросы. Естественно, такое нельзя сделать, читая документ от самого начала и до конца (такое все время никто не делает, если читают документ полностью, то обычно не более одного раза). Поэтому, читающему должна быть предоставлена навигация, т.е. он должен легко с самого начала найти нужный вопрос в документе и перейти в любую часть документа читая его. Так же, необходимо легко определять, что это за документ и как его найти в электронном виде.
Я определил только некоторые общие требования. Это общие требования здравого смысла. На самом деле существуют более серьезные требования на документ, оформленные в виде государственных или отраслевых стандартов, стандартов предприятий и других стандартов. Но мы их не рассматриваем, а останавливаемся на самом простом.
2.1 Оформление текста
На оформлении документа долго останавливаться не буду, скажу, что документ должен быть легко читаем. Все рисунки и таблицы документа необходимо нумеровать и давать им название (п.3.2, стр.4).
Ниже приведены примеры как правильно набирать и форматировать текст (п.3.1, стр.4) в документе, текст в MS Word вводится не как в печатной машинке!
2.2 Структура документа
Документ должен быть четко структурирован, а это значит, что он должен быть разбит на логические части и каждая такая часть должна быть выделена. Например, данная статья разбита на логические части, эта логическая часть, которую сейчас Вы читаете, называется "2.2 Структура документа". Т.е. текст должен иметь пункты и подпункты, которые освещают описываемый вопрос с какой-то одной стороны. Крайне желательно, чтобы каждый пункт нумеровался (дополнительно см. п.3.3, стр.7).
Структура документа разрабатывается автором, исходя из его понимая предмета описания. Разрабатывая документ необходимо представить себя на месте человека, который только что взял его в руки и должен быстро представить себе суть описываемого вопроса в документе. Если в ходе жизни документа задаются вопросы, а его в структуре документа нет, тогда необходимо структуру документа изменить. Если это сложно сделать, тогда в конце документа необходимо создать перечень типичных вопросов и ответов по теме документа.
2.3 Ссылки на части документа
Под ссылками в бумажном документе понимается текстовое указание на конкретную страницу документа, название раздела, номер раздела, номер рисунка или таблицы. Чтобы, открыв нужную страницу, можно было бы быстро найти начала нужного вопроса.
Под ссылками в электронном документе понимается гиперссылка, при нажатии на которую, читающий мгновенно переходит в нужную часть документа.
Если документ создается в том же MS Word, тогда можно указывать и номера страниц и номера пунктов и создавать гиперссылку.
В начале документа должно быть содержание, показывающее структуру документа (дополнительно см. п.3.4, стр.8).
Разные разделы документа могут быть связаны между собой логически: при решении задач, описываемых в одном разделе, надо учитывать нюансы другого. Поэтому необходима ссылка из одного раздела в другой (дополнительно см. п.3.5, стр.10).
2.4 Свойства документа
Документ должен обладать некоторыми свойствами, которые позволяют находить его среди других документов (бумажных и электронных) и в случае необходимости. Т.е. необходимо добавлять данные как называется документ, дату последней версии документа, дату печати документа, путь к электронной версии документа.
Данные необходимо указывать на каждой странице документа (дополнительно см. п.3.6, стр.11), т.к. документ в большинстве случаев многостраничный и при печати не все его страницы скрепляют переплетом.
Кроме того, необходима почва для навигации по документу, говоря по-простому, каждая страница документа должна быть пронумерована (разве что иногда не нумеруют первую страницу).
3 Работа с MS Word
3.1 Как оформлять основной текст и границы текста
Думаю, что как сделать текст жирным, подчеркнутым, выровнять вправо, влево и т.д. все читающие знают.
Абзац строки не создается табуляцией (кнопка Tab) или множеством пробелов! Это делает отступом первой строки. Вверху страницы есть линейка, на которой стоят метки "Отступ первой строки", "Отступ слева" и "Отступ справа". Перетягивая данные метки в нужное положение можно определять, где текст будет начинаться, где заканчиваться и где будет начинаться первая строка (Рисунок 1, стр. 4).
Рисунок 1 - Отступ первой строки
Если необходимо написать в начале строке "город", а в конце той же строки "дата", то для этого между двумя строками не ставится множество табуляций или множество пробелов. Для этих целей необходимо выбрать выравнивание табуляции: где после табуляции будет начинаться текст, или где этот текст должен закончиться (рисунок 2, стр.4). Этот параметр выставляется для каждой конкретной строки через перетаскивание фиксатора выравнивания табуляции, который находится в левой части горизонтальной линейки, по умолчанию этот фиксатор выглядит так . Нажимая на данный переключатель, он будет менять форму:
- после табуляции текст будет начинаться с заданной позиции;
- после табуляции текст будет заканчиваться на этой позиции.
Чтобы установить выбранную позицию табуляции в нужное положение - достаточно перетащить мышкой. При этом если будет меняться длина одного из слов, то позиция другого слова в строке не измениться. Согласитесь, что это легче чем вбивать сто пробелов
Чтобы увидеть, как был набран текст, необходимо нажать кнопку непечатаемых символов (Ctrl+*). Точки между буквами - пробелы, табуляция - знак .
Если Вы уже имеет одну строку, абзац, нумерованный или маркированный список, оформленный как необходимо, то совсем не обязательно другой текст оформлять точно таким же способом, как описано выше. Для этого достаточно установить указатель на той строке, который оформлен как необходимо, нажать на кнопку копирования формата и установить на тот текст, который необходимо привести в точно такой же формат.
3.2 Таблицы и рисунки в документе
Таблицам и рисункам в тексте необходимо давать номер и название. Это позволит точно делать ссылку из другой части документа или другого документа. Это делается так:
стать на любую ячейку таблицы (или нажать левой кнопкой на рисунке)
открыть окно для описания названия: меню "Вставка""Ссылка""Название" (рисунок 3, стр.5)
записать в окне "Название" название таблицы или рисунка (рисунок 4, стр.5)
При этом нумерация таблицы или рисунка будет изменяться автоматически. Например, если в документе есть несколько таблиц, а была добавлена таблица в начало документа, то добавленной таблице будет присужден номер 1, все остальные номера таблиц изменятся соответствующим образом.
Если Вы так не сделаете, а будете сами писать таблица, ставить вручную, то не получится правильно делать ссылки на эти объекты. Если введенный текст названия был неверный, его можно всегда исправить прямо на странице, не открывая повторно окно "Название".
Рисунок 3 - Меню для ввода названий объектов и вставки ссылок
Рисунок 4 - Ввод названия объекта документа (рисунок, таблица)
Часто бывает, что таблица находится на двух разных страницах. Поэтому, чтобы таблицу было удобно читать на разных страницах, удобно показывать заголовок таблицы (первую строку или первые строки) на каждой странице. Чтобы это сделать, необходимо выбирать нужные верхние строки таблицы, нажать правой кнопкой мыши и выбрать "Свойства таблицы" (рисунок 5, стр.6).
Рисунок 5 - Выбор свойств таблицы
В окне свойств таблицы выбираем закладку "Строка" и ставим галочку возле поля "повторять как заголовок на каждой странице" (рисунок 6, стр.6). После этого, у нас заголовки таблицы будут повторяться на всех страницах (рисунок 7, стр.7).
Рисунок 6 - Окно свойства таблицы
Рисунок 7 - Заголовки таблицы на всех страницах
3.3 Как структурировать документ
Различные части текста документа имеют свой стиль (рисунок 8, стр.8). Чтобы обозначить различные логические части документа (т.е. структурировать), необходимо присудить названию части документа один из стилей типа "Заголовок". Например, данная логическая часть в этом документе называется "3.3 Как структурировать документ". Весь текст ниже заголовка имеет стиль "Обычный". Текст "Как структурировать документ" имеет стиль "Заголовок 2".
Типичной ошибкой является, когда такие заголовки делают вручную: выделяют жирным, увеличивают размер, центрируют и нумеруют вручную. Этого не надо делать. Достаточно указать, что выбранный текст будет заголовком. При этом, следить за тем, что все заголовки в тексте должны выглядеть одинаково и следить за нумерацией пунктов - не надо. Надо просто задать вид заголовка, если то, что имеется - не подходит (подробней - ).
Рисунок 8 - Выбор стиля текста
Если же не делать таким образом, тогда Вы не сможете оформлять содержание (п.3.4, стр.8) и создавать удобные ссылки на пункты из других частей документа (п.3.5, стр.10).
3.4 Как добавлять содержание документа
Если текст структурирован так, как было описано выше (п.3.3, стр.7), тогда, создать содержание документа можно очень быстро. Для этого:
стать в то место документа, где должно начинаться содержание
открыть окно для вставки содержания: меню "Вставка""Ссылка""Оглавление и указатели…" (рисунок 3, стр.5)
в окне "Оглавление и указатели" выбрать закладку "Оглавление" (рисунок 9, стр.9) и нажать ОК
При желании, в окне "Оглавление и указатели" можно задать параметры содержания - глубину раскрытия, позицию показа номеров страниц и т.д.
Обратите внимание, что содержание не только показывает номера страниц, но при нажатии на нужную строку Вы сразу переходите в указанный пункт документа (не прокручивая множество страниц). Иногда для такого быстрого перехода надо удерживать нажатой Ctrl, данное свойство настраивается через меню "Сервис""Параметры…"-закладка "Правка"-поле "Ctrl + щелчок для выбора гиперссылки" (рисунок 10, стр.9).
Если таким образом Вы перешли на нужную страницу и хотите снова вернуться к содержанию, тогда это можно сделать быстрее, чем перелистывать все страницы. Об этом написано ниже (п.3.7, стр.14).
Рисунок 9 - Окно для вставки содержания документа
Рисунок 10 - Настройка быстрого перехода без Ctrl
3.4.1 Обновление содержания
Если Вы добавили новые заголовки после того, как добавили содержание, то возникнет вопрос, а как обновить содержание Для этого необходимо на любой строке содержания нажать правой кнопкой мыши на появившемся меню (рисунок 11, стр.10) выбрать "Обновить поле". На следующий вопрос отвечаем "Обновить целиком".
Другой способ обновления - установить указатель на любой строке содержания и нажать F9. На следующий вопрос отвечаем "Обновить целиком".
Так же обновление содержания происходит, когда выполняется обновление всех страниц документа (п.3.5.1, стр.11).
Рисунок 11 - Обновление содержания
3.5 Как добавлять ссылки на части документа
В тексте документа часто необходимо ссылаться на поясняющие рисунки, таблицы, другие пункты документа, формулы или абзацы. Чем точнее это будет указано, тем проще читающему перейти на указанное место. При этом ссылку необходимо ставить и как гиперссылку (для электронного документа) и как указание страницы и точное название, куда именно ссылаемся (номер пункта, номер рисунка, номер таблицы). Для этого (на примере вставки на заголовки):
установить указатель на том месте текста, где будем создавать ссылку
в окне "Перекрестные ссылки" (рисунок 12, стр.10) выбрать тип ссылки (заголовок, таблица, рисунок, абзац и т.д.). В нашем примере - Заголовок. В качестве ссылки выбираем сначала "Номер заголовка" - нажимаем "Вставить", а затем "Номер страницы" - и снова "Вставить" и закрыть окно.
добавить перед номером заголовка "п.", перед номером страница "стр.".
Рисунок 12 - Окно вставки перекрестных ссылок
В результате у нас получается ссылка, которая показывает и номер пункта и страницу. Если на эту ссылка нажать - мы сразу переходим в нужную часть документа. Если документ распечатаем, то нам будет известно где находится нужный нам пункт заголовка (страница) и какой номер. Достаточно исчерпывающая информация для удобного поиска нужно информации.
Конечно, можно еще ставить ссылку типа (выше/ниже) и другое. Это уже на усмотрение автора.
Чтобы можно было делать такие ссылки на:
рисунки и таблицы - необходимо давать им название согласно описаниям выше (п.3.2, стр.4)
заголовки документа - необходимо структурировать документ согласно описаниям выше (п.3.3, стр.7)
Если Вы перешли в другую часть документа и хотите вернуться в то место, откуда пришли, тогда это можно сделать проще, чем перелистывать все страницы. Об этом написано ниже (п.3.7, стр.14).
3.5.1 Обновление данных ссылок
Если текст будет дополняться и расширяться и указанные страницы в тексте уйдут выше или ниже, рисунок поменяет номер и "уйдет" на другую страницу, тогда у вас не будет болеть голова отслеживания точных страниц и остальных указателей! Для этого можно обновить поле ссылки. Можно обновлять каждую ссылку, аналогично указаниям в п.3.4.1, стр.9. А можно выделить весь текст и обновить документ полностью. Для этого:
выделяем весь документ нажатием Ctrl+A
обновляем все поля документа нажатием F9
Если в документе уже есть содержание, тогда появится вопрос по обновлению содержания. На вопрос отвечаем "обновить целиком".
3.6 Колонтитулы и поля в документе
Для того чтобы на каждой части документа отображать повторяющиеся значения (название документа, номер текущей страницы, общее количество страниц, логотип организации и т.д.), необходимо использовать колонтитулы (рисунок 13, стр.12).
Рисунок 13 - Пример верхнего и нижнего колонтитулов
Чтобы ввести верхний колонтитул (вверху каждой страницы) или нижний колонтитул (внизу каждой страницы), необходимо перейти в режим редактирования колонтитулов страницы. Для этого выбираем меню "Вид""Колонтитулы". При этом откроется возможность для редактирования колонтитула и панель "Колонтитулы" (рисунок 14, стр.12). После этого можно редактировать колонтитулы: вставлять рисунок, таблицу, произвольный текст и другие поля. Чтобы вставить номера текущей, количество страниц, путь к расположению электронной версии файла, дату печати и другие данные, можно использовать кнопку "Вставить автотекст" на панели "Колонтитулы" (рисунок 14, стр.12). Если каких-либо полей не хватает, то можно вставить множество других данных о документе, например, дату последнего сохранения документа. Для этого:
установить указатель, где будет вставлен текст
выбрать меню "Вставка""Поле…" и выбрать необходимое из перечня "Поля" (рисунок 15, стр.13)
Рисунок 14 - Вставка полей при использовании колонтитула
Рисунок 15 - Окно для вставки полей
Если видно, что данные отображаются неверно (изменился путь к файлу), тогда становимся на необходимое поле и нажимаем F9.
3.6.1 Колонтитул на первой странице
Наиболее частной задачей при работе с колонтитулами бывает задача, чтобы не показывать колонтитул на первой странице (титульная страница документа). Для этого необходимо (желательно перед началом работы с документом) сделать:
выбрать меню "Файл""Параметры страницы"
в окне "Параметры страницы" выбрать закладку "Источник бумаги"
на закладке в разделе "Различать колонтитулы" установить галочку возле поля "первой страницы" (рисунок 16, стр.14)
Рисунок 16 - Колонтитулы первой и других страниц
3.7 Как быстро передвигаться по документу со ссылками
Если Вы читаете документ (например, этот), в котором есть ссылки на различные части документа и по которым можно быстро переходить, то возникает необходимость вернуться в исходное состояние (вновь увидеть содержание, вновь вернуться на 2 страницы назад). Чтобы такое делать, необходимо использовать кнопки "назад" и "вперед". Для этого
выбираем меню "Сервис"-"Настройка…"
в окне "Настройка" выбираем закладку "Панель инструментов"
выбираем панель "Веб-узел" (рисунок 17, стр.15) и нажимаем ОК
Далее появится панель, на которой будут стрелочки назад и вперед (рисунок 18, стр.15). Они и будут возвращать читателя в нужное место.
Рисунок 17 - Настройка панелей инструментов
Рисунок 18 - Панель "Веб-узел"
Кстати, делать вышеописанные переходы можно и при помощи комбинаций клавиш: назад - Alt+(стрелка влево), вперед - Alt+ (стрелка вправо).
3.8 Как узнать о дополнительных возможностях редактора
Если Вы решили самостоятельно попробовать создавать документ так, как было описано выше, а получилось не совсем так, как бы Вы хотели, тогда - используется справочную систему MS Word. Обычно справка вызывается по нажатию F1. В MS Word 2003 в верхнем правом углу уже есть поле (рисунок 19, стр.15), чтобы начать поиск - необходимо сразу ввести запрос и посмотреть перечень найденных результатов поиска.
Рисунок 19 - Поле ввода для поиска в справочной системе
По данным исследовательского отдела фирмы Дженерал Моторс, США, при разработке и производстве изделия действует правило десятикратных затрат - если на одной стадии круга качества изделия допущена ошибка, которая выявлена на следующей стадии, то для ее исправления потребуется в 10 раз больше средств, чем если бы она была обнаружена вовремя. Если она была обнаружена через одну стадию - то это уже в 100 раз больше и т.д..
